Secretaresse – Raad van Bestuur – Heerhugowaard

Ben jij een kei in plannen, beheren en organiseren van complexe agenda’s én daarbij digitaal vaardig? Kan je goed samenwerken in een team en draag jij bij aan een soepele afhandeling van secretariële en administratieve processen? Wij zoeken per 1 december een nieuwe collega, die ‘Pietje precies’ is, vooruitdenkt en proactief is in het ondersteunen van bestuurszaken. Herken je jezelf en ben je voor 32 uur per week beschikbaar? Dan ben jij wellicht de geschikte kandidaat voor deze functie!

Waar ga je werken?

GGZ Noord-Holland-Noord is landelijk koploper als het gaat om vernieuwing van de geestelijke gezondheidszorg. Jij wordt secretaresse van de raad van bestuur, de bestuurssecretaris en werkt nauw samen met de bestuursadviseur als het gaat om het ondersteunen en faciliteren van verschillende bestuurs-/organisatieprocessen. Samen met je drie collega’s zorg je voor een optimale ondersteuning voor het bestuur.

Wat ga je doen?

Jouw talent voor plannen, organiseren, coördineren is wat je nodig hebt voor het ondersteunen van bestuursprocessen. Je nauwkeurigheid komt goed van pas bij het voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, het beheren van complexe agenda’s, maken van brieven en voorgenomen besluiten e.d. Naast de dagelijkse gang van zaken is het in deze functie van groot belang dat je alert bent. Je hebt een signalerende functie zodat alle stappen van het proces worden doorlopen. Je spreekt collega's aan als er een stap wordt overgeslagen, je plant door als dit nodig is.
Je beheerst de kunst en ziet de uitdaging van het beheren van complexe agenda's van de bestuursleden.

Daarnaast de dagelijkse werkzaamheden opgesomd:

• Je draagt zorg voor een klantvriendelijke telefoonafhandeling;
• Verzorgt de in- en uitgaande post/mail, de registratie, archivering en verspreiding ervan;
• Je controleert en signaleert de administratieve afhandeling van afspraken en actiepunten;
• Je schrijft zelfstandig brieven ter ondersteuning van de correspondentie die de raad van bestuur ontvangt;
• Je ondersteunt bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Je bereidt vergaderingen voor, maakt verslagen en je bewaakt de uitvoering van de gemaakte afspraken;
• Je levert een bijdrage aan het optimaliseren en verder digitaliseren van de werkwijze van het secretariaat;
• Je werkt samen in een team van 3 secretaresses en daarnaast heb je hoge mate van zelfstandigheid in eigen werkzaamheden.

Wie ben jij?

Zorgvuldig, zelfstandig, stressbestendig, klantvriendelijk en accuraat zijn eigenschappen waarin je jezelf herkent. Je bent gericht op samenwerking in teamverband, hebt een goed gevoel voor verhoudingen en beschikt over communicatieve vaardigheden en organisatiesensitiviteit. Je werkt gestructureerd (ook in hectiek) en kunt goed prioriteren. Je bent dienstverlenend, flexibel en loyaal, maar stelt ook grenzen zonder daarbij de verhoudingen uit het oog te verliezen. Je bent in staat om verbanden te leggen en mee te denken.

Verder heb jij:

• Een afgeronde opleiding op mbo+ niveau of hbo werk- en denkniveau en/of een directiesecretaresseopleiding;
• Enkele jaren ervaring als directiesecretaresse of management assistent. Bij voorkeur in de zorg;
• Digitale vaardigheden en uitstekende beheersing van MS Office;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift.

Wat wij bieden

Wij gaan graag met je in gesprek over jouw ideale baan. Laat ons weten wat voor jou belangrijk is en wij kijken samen naar de mogelijkheden.

De arbeidsvoorwaarden zijn geregeld in de CAO Geestelijke Gezondheidszorg.

• Salaris: FWG 45 Maximaal €4.057,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband;
• Eindejaarsuitkering en vakantietoeslag van beide 8,33%;
• Een jaarlijks balansbudget van € 1.000,- bruto (op basis van 36 uur per week) welke ingezet kan worden voor opleiding, inkopen van extra verlofuren of uitbetaling als loon;
• Dienstreizen worden conform CAO vergoed met €0,36 per kilometer;
• Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden (o.a. fiets- en sportplan);
• 166 vakantie-uren en 35 LFB-uren per jaar op basis van fulltime dienstverband;
• Mogelijkheid om deel te nemen aan collectieve ziektekostenverzekering;
• Goede pensioenregeling met werkgeversbijdrage van 50%;
• Onbeperkt toegang tot het digitale opleidingsaanbod van de GGZ NHN Academie, waar je ook onderling kennis en ervaring kan delen;
• Een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Uren in overleg op dinsdag t/m vrijdag

Solliciteren?

Ben je enthousiast geworden en pas je binnen het gevraagde profiel? Dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren. We nemen alle sollicitaties individueel in behandeling. De vacature sluit wanneer we de juiste kandidaat hebben gesproken, dus wacht niet te lang! Een dag meelopen, voorafgaand aan de aanstelling, kan onderdeel zijn van het proces.
Voor vragen kan je contact opnemen met Nienke Glas of Caroline Geenen, bereikbaar op 06-10174857 of 06-23325692. Zij staan je graag te woord.

Diversiteit & Inclusie

Bij GGZ NHN zetten wij ons dagelijks in voor een inclusieve samenleving en het bestrijden van stigma. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is dat wij zelf een diverse en inclusieve organisatie zijn. Of het nu gaat om psychische kwetsbaarheid, culturele identiteit, seksuele geaardheid, gender, kleur of lichamelijke gesteldheid; bij GGZ NHN voelt iedere cliënt, iedere medewerker en iedere bezoeker zich welkom, gewaardeerd en volwaardig. Graag zien wij deze rijkheid aan verschillende identiteiten ook terug in onze collega’s, zo ook voor deze functie. Wij nodigen iedereen van harte uit om contact op te nemen als je denkt dat deze functie jou op het lijf geschreven is.

Over GGZ Noord-Holland-Noord

Wij zijn 2200 mensen die allen op eigen wijze bijdragen aan betere geestelijke gezondheidszorg voor onze klanten. GGZ Noord-Holland-Noord bestaat ondertussen zo’n 90 jaar en houdt zich vanaf oprichting al bezig met vermaatschappelijking van de GGZ en het ontwikkelen van allerhande nieuwe methoden. Dat wij bekend staan als innovatieve GGZ maakt ons trots, maar niet lui. Er is immers nog zoveel te verbeteren in de nationale en internationale geestelijke gezondheidszorg.